Vollzugsmonitor sorgt dafür, dass keine Akte liegen bleibt.
Nach der Beurkundung behält Vollzugsmonitor jede Akte im Blick: was vorliegt, was fehlt und wann damit zu rechnen ist. Dieselbe Übersicht rechnet mit, ob die Fälligkeit noch zeitlich erreichbar ist. Als Ampel mit Begründung, 100 % lokal.
Der Überblick geht verloren, lange bevor eine Frist es tut.
Nach der Beurkundung verteilen sich die offenen Punkte einer Akte über Wochen und mehrere Gegenstellen. Ohne guten Grund, gerade jetzt draufzuschauen, bleibt das leicht liegen.
Meistens kostet das nur Zeit. Manchmal ist der Preis höher: Wenn eine befristete Erklärung verfällt, bevor überhaupt gezahlt werden kann, wird aus liegen gebliebener Post eine handfeste Deckungslücke – und das fällt heute meist erst auf, wenn es zu spät ist.
Acht Gegenstellen, eine Akte
Vormerkung, Vorkaufsrecht, Genehmigungen, Verwalterzustimmung, Lastenfreistellung, steuerliche Anzeigen – verteilt über Monate, keine davon weisungsgebunden. Ohne aktives Nachfragen bleibt eine Akte einfach liegen.
Fünf von sechs Punkten grün, trotzdem kaputt
Eine Akte kann auf den ersten Blick gesund aussehen, obwohl zwei ihrer Dokumente sich gegenseitig ausschließen. Eine reine Vollständigkeits-Checkliste zeigt das nicht.
Manchmal wird daraus eine Deckungslücke
Verfällt eine befristete Erklärung, bevor überhaupt gezahlt werden kann, wird aus liegen gebliebener Post ein handfester Befund – meist fällt das erst auf, wenn die letzte Genehmigung tatsächlich eintrifft.
Vollzugsmonitor – eine Prüfschicht, die den Vollzug jeder Akte mitrechnet.
Vollzugsmonitor ersetzt Ihre Notariatssoftware nicht – es liest den Kaufvertrag, leitet daraus die Vollzugs-Checkliste ab und prüft täglich vier Regeln, bevor eine Frist überraschend verfällt.
Vertrag rein, Checkliste raus
Eine Akte im Verlauf, 73 Tage nach der Beurkundung
301.300 € abzulösen, Tageszinsen eingerechnet
Kaufpreis reicht
Jeder Eingang zugeordnet und belegt
5 von 6
Wartezeit gegen Erfahrungswert der Stelle
im Rahmen
Befristete Erklärung gegen Zahlungsfrist
1 Hinweis
Was das im Alltag bedeutet
Die fünf eingegangenen Unterlagen wurden automatisch der jeweiligen Voraussetzung zugeordnet und mit der Fundstelle im Vertrag verknüpft. Niemand musste eine Liste pflegen. Offen ist allein die Milieuschutzgenehmigung.
Sobald sie eintrifft, liegt der Entwurf der Fälligkeitsmitteilung noch am selben Tag vor.
100 % lokale Datensouveränität. Standardmäßig on-premise.
Die Vollzugskontrolle liest zwangsläufig den gesamten Vertrag und alle zugehörigen Unterlagen mit. Genau das darf keine Cloud-KI verarbeiten – deshalb läuft Vollzugsmonitor ausschließlich in Ihrer eigenen Infrastruktur, auf derselben Workstation wie KolliAI.
- Kein Aktendatum verlässt das Haus
- Ausschließlich lesender Zugriff auf die Notariatssoftware
- Keine Trainings-Nutzung Ihrer Daten
- Lückenlose Historie je Statusänderung
- Zugriff nur mit eigenem Zugang, keine anonyme Nutzung
- Ohne Internetzugriff im Betrieb
Apple Mac mini
Die Vollzugsmonitor-Workstation
Mac mini-basiert, schlüsselfertig eingerichtet.
- Schlüsselfertige KI-Workstation (Mac mini-basiert)
- Mittelgroßes lokales LLM vorinstalliert
- Chat-Oberfläche wie ChatGPT – sofort im Browser nutzbar
- Mehrbenutzer-fähig im Praxis- / Kanzlei-Netz
- Sicherer Mobilzugriff per VPN-Tunnel
Technische Daten+
- Modell
- Apple Mac mini · CZ1CF-021100
- Chip
- Apple M4
- CPU
- 10-Core (4 Performance + 6 Effizienz)
- GPU
- 10-Core
- Neural Engine
- 16-Core · 38 TOPS
- Arbeitsspeicher
- 32 GB Unified Memory
- SSD
- 512 GB
- Anschlüsse
- 3× Thunderbolt 4, 2× USB-C (Front), HDMI
- Netzwerk
- Gigabit Ethernet, Wi-Fi 6E, Bluetooth 5.3
- Maße / Gewicht
- 5,0 × 12,7 × 12,7 cm · ca. 670 g
- Betriebssystem
- macOS Sequoia (vorkonfiguriert)
Hardware-Basis: Apple Mac mini M4 mit 32 GB RAM (Apple-Bestellnr. CZ1CF-021100). SSD-Größe auf Wunsch upgradebar.
Gerät nicht größer als ein Schuhkarton – bei Ihnen vor Ort. Genauso möglich: der Betrieb auf Ihrer vorhandenen lokalen Infrastruktur oder auf einem deutschen Cloud-Server.
Broschüre herunterladen
Acht Seiten: Problem, Arbeitsweise, eine Akte im Verlauf, Berufsrecht, häufige Fragen.
Was Notarinnen und Notare uns am häufigsten fragen.
Rolle, Verantwortung & Recht
Ersetzt Vollzugsmonitor die eigene Vollzugskontrolle?
Nein. Vollzugsmonitor ist ein Hilfsmittel, keine rechtliche Bewertung. Die Entscheidung und Verantwortung bleiben vollständig beim Berufsträger – das System sorgt dafür, dass kein Vollzugsschritt aus dem Blick gerät, und dokumentiert den Stand nachvollziehbar.
Was bedeutet die Ampel konkret?
Grün – Vollzug im Zeitplan. Gelb – Klärung erforderlich, Sie prüfen den Hinweis. Rot – ein handfester Befund wie eine verfallende Erklärung oder eine Deckungslücke. Zu jedem Befund gehört eine Begründung im Klartext.
Verschwiegenheit & Datenschutz
Verlassen Vertrags- oder Aktendaten unser Haus?
Nein. Vollzugsmonitor läuft standardmäßig on-premise auf einem Gerät in Ihrem Notariat – ohne Cloud-Anbindung. Auf Ihre Notariatssoftware greift es ausschließlich lesend zu.
Erkennung & Zuverlässigkeit
Kann sich die KI etwas ausdenken (halluzinieren)?
Die Fristen- und Geldrechnung läuft deterministisch, nicht über ein Sprachmodell. KI liest den Vertrag und erstellt daraus den Vollzugsplan – die eigentliche Rechnung, ob eine Frist noch erreichbar ist, prüft ein fester Algorithmus.
Was, wenn der Vertrag ungewöhnlich formuliert ist?
Die Mehrfachlesung zeigt genau das: Stellen, an denen die Zuordnung zwischen den Durchläufen schwankt, werden als Klärungsbedarf markiert statt stillschweigend einer Seite zugeschlagen.
Anbindung & Einführung
Müssen wir unsere Notariatssoftware wechseln?
Nein. Vollzugsmonitor läuft neben Ihrer Notariatssoftware und liest deren Aktenbestand ausschließlich lesend mit. Ihre gewohnten Abläufe bleiben, wie sie sind.
Wie startet eine Zusammenarbeit?
Wir werten zunächst ein Kaufvertragsmuster aus Ihrem Haus aus und zeigen Ihnen die vollständige Vollzugs-Checkliste dazu – unverbindlich und kostenfrei.
Sehen, wie keine Akte mehr liegen bleibt.
Live-Demo an einem echten Beispiel oder Auswertung Ihres eigenen Kaufvertragsmusters.