Vorbefassungsprüfung im Notariat: Was § 3 BeurkG und § 28 BNotO wirklich verlangen

Frau Fitzelberger will einen Grundstückskauf rückabwickeln lassen. Sie kommt in keiner Akte vor, kein Name stimmt mit dem Bestand überein – eine klassische Namenssuche bleibt grün. Tatsächlich geht es um dasselbe Grundstück wie in einer abgeschlossenen Akte aus dem eigenen Haus. Genau das ist der Fall, den § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG meint, wenn er von Vorbefassung spricht – und genau diesen Fall übersieht eine Namenssuche systematisch.

Die Vorbefassungsprüfung ist Amtspflicht, keine Kür

§ 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG untersagt die Beurkundung, wenn der Notar oder die Notarin in derselben Angelegenheit außerhalb der Amtstätigkeit bereits tätig war oder sonst befangen sein könnte. Das ist kein Compliance-Nice-to-have, sondern ein Mitwirkungsverbot – die Urkunde entsteht trotzdem, hält aber nicht.

Dass diese Prüfung tatsächlich stattfindet, ist zusätzlich über § 28 BNotO abgesichert: Notarinnen und Notare sind zu einer Kanzleiorganisation verpflichtet, die eine ordnungsgemäße Amtsführung sicherstellt – dazu gehört ausdrücklich eine funktionierende Vorbefassungsprüfung, nicht nur eine gut gemeinte Absicht. Wer die Prüfung nur über eine Namenssuche in der Kanzleisoftware abbildet, hat streng genommen keine Organisation im Sinne des § 28 BNotO, sondern eine Lücke.

Das Problem: Namenssuche prüft nur, was sie kennt

In den meisten Notariaten läuft die Vorbefassungsprüfung heute so: Ein neuer Name kommt rein, jemand tippt ihn in die Aktensuche der Notariatssoftware, es erscheinen (oder eben nicht) Treffer. Das funktioniert – solange der Name exakt so im Bestand steht, wie er in der neuen Anfrage geschrieben wird.

Genau diese Voraussetzung ist der Konstruktionsfehler. Eine reine Namenssuche prüft nur das, was explizit als Beteiligter erfasst wurde, und nur, wenn die Schreibweise passt. Alles, was drumherum liegt – Rollen aus dem Fließtext, Verflechtungen, Namensänderungen, Tippfehler – bleibt unsichtbar. Für eine Amtspflicht, die auf „Vorbefassung in derselben Angelegenheit" abstellt und nicht auf „gleicher Name im System", ist das strukturell zu wenig.

Die teuersten Fälle sind genau die, die durchrutschen

Drei Fallgruppen tauchen in der notariellen Praxis immer wieder auf – und alle drei sind mit reiner Namenssuche strukturell nicht zu fassen:

• Beteiligte, die nur im Fließtext stehen. Geschäftsführer, Gesellschafter, die finanzierende Bank – in der E-Mail oder im Anfragetext erwähnt, aber nie als formaler „Beteiligter" in einer Maske erfasst. Die Namenssuche sieht sie nie, weil sie nie danach gefragt wird.
• Verschachtelte Unternehmensstrukturen. Mutter-Tochter-Verhältnisse, Gesellschafterketten, wirtschaftlich Berechtigte – die neue Mandantin heißt anders als die Partei aus der Altakte, ist aber über drei Beteiligungsebenen dieselbe wirtschaftliche Interessenssphäre. Ohne Beziehungsgraph bleibt das unsichtbar.
• Inhaltliche Überschneidungen ohne Namensgleichheit. Dasselbe Grundstück, derselbe Vorgang, andere Person – wie im Fitzelberger-Beispiel oben. Kein Name stimmt überein, trotzdem ist es dieselbe Angelegenheit im Sinne des § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG.

Diese drei Fallgruppen sind nicht die Ausnahme, sondern der Kern des Risikos: Die einfachen, exakten Namenstreffer findet jede Software. Die komplizierten Fälle – verschachtelt, im Fließtext versteckt, namentlich unauffällig – sind genau die, bei denen eine übersehene Vorbefassung persönlich teuer wird.

Was persönlich auf dem Spiel steht

Notarinnen und Notare üben ein öffentliches Amt aus – mit allem, was das an persönlicher Verantwortung mit sich bringt. Eine übersehene Vorbefassung ist kein abstraktes Compliance-Risiko, sondern betrifft unmittelbar:

• Persönliche Amtshaftung für den entstandenen Schaden, mit der Frage, ob die Berufshaftpflicht bei einer Organisationspflichtverletzung nach § 28 BNotO überhaupt in vollem Umfang eintritt.
• Dienstaufsichts- und Disziplinarverfahren durch die Aufsichtsbehörde, im wiederholten oder schweren Fall bis zur Frage der Amtsenthebung.
• Anfechtbarkeit der Urkunde – mit allen Folgeschäden für Mandanten und Vertragspartner, die sich auf die Wirksamkeit verlassen haben.
• Fehlender Nachweis: Ohne dokumentierte Prüfung gibt es gegenüber Aufsichtsbehörde und Versicherer nichts vorzuweisen außer „wir haben den Namen gesucht".

KolliAI: eine Prüfschicht, die sich vor die Notariatssoftware legt

KolliAI ersetzt die vorhandene Notariatssoftware nicht – es sichert die Vorbefassungsprüfung ab, die § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG und § 28 BNotO verlangen. Jede neue Anfrage, ob per E-Mail oder Freitext-Formular, wird gelesen, inhaltlich verstanden und automatisch gegen den gesamten Aktenbestand geprüft, bevor überhaupt eine Akte angelegt wird. Der Zugriff auf die bestehende Software ist dabei ausschließlich lesend – am Bestandssystem wird nichts verändert.

Geprüft wird in drei Stufen, von hart nach weich:

Stufe 1 – Namensabgleich

Exakt, aber auch fehlertolerant: Kölner Phonetik und Trigram-Ähnlichkeit fangen abweichende Schreibweisen und Namensänderungen ab, dazu der Abgleich über Register-IDs und das eigene Kolli-Archiv abgewiesener Anfragen.

Stufe 2 – Beziehungsgraph aus dem eigenen Bestand

Gesellschafterketten, Organschaften, wirtschaftlich Berechtigte – aufgelöst aus den eigenen früheren Urkunden und Akten, bis zu drei Ebenen tief. Genau die Verflechtungen, die im vorigen Abschnitt als teuerste Fallgruppe genannt wurden.

Stufe 3 – inhaltliche Prüfung

Erkennt Überschneidungen, auch wenn kein einziger Name übereinstimmt – wie im Fitzelberger-Beispiel: dieselbe Angelegenheit, dasselbe Objekt, andere Partei. Diese Stufe kann ausschließlich eine gelbe Ampel (Klärungsbedarf) auslösen, nie automatisch ein Mitwirkungsverbot feststellen.

Ampel statt Blackbox

Jede Prüfung endet in einer klaren Ampel mit Begründung im Klartext: Grün – keine Vorbefassung erkennbar. Gelb – Klärung erforderlich, der Notar oder die Notarin prüft den Hinweis. Rot – deutlicher Verdacht auf ein Mitwirkungsverbot, nicht ohne Prüfung beurkunden. Die Entscheidung – beurkunden oder ablehnen – trifft immer der Berufsträger, nie das System. Zu jeder Prüfung entsteht außerdem ein revisionsfestes Protokoll: welche Stufen liefen, welche Treffer es gab, mit welcher Begründung – der Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörde und Berufshaftpflicht, der heute meistens fehlt.

Warum das nur lokal funktioniert

Eine Vorbefassungsprüfung liest zwangsläufig den gesamten Aktenbestand mit – Mandantennamen, Gegenstände, Beteiligungsstrukturen. Genau das darf keine Cloud-KI verarbeiten: Es entstünde ein Auftragsverarbeitungsverhältnis über den kompletten Bestand, dazu die Frage nach Drittlandtransfer und Informationspflichten gegenüber jedem einzelnen Mandanten. KolliAI läuft deshalb standardmäßig on-premise, als kompakter Mini-Server im eigenen Notariat oder auf vorhandenen internen Servern – kein Mandantendatum verlässt das Haus ohne Ausnahme.

Anwaltsnotariat oder Sozietät mit Notarstelle?

Für die notarielle Tätigkeit gilt uneingeschränkt das oben Beschriebene: § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG und § 28 BNotO greifen für jede Beurkundung, unabhängig davon, ob daneben auch anwaltlich gearbeitet wird. Zusätzlich gilt für die anwaltliche Seite der Sozietät die Interessenkollisions-Prüfung nach § 43a Abs. 4 BRAO – ein eigenes, strengeres Regime mit sozietätsweiter Wirkung. Wie das konkret aussieht und warum eine übersehene Kollision dort sogar strafrechtlich relevant werden kann, behandeln wir im Artikel zu § 43a BRAO. In der Praxis prüft KolliAI beide Regelwerke parallel gegen denselben Aktenbestand, sodass keine der beiden Prüfpflichten separat organisiert werden muss.

Checkliste: Reicht Ihre heutige Vorbefassungsprüfung?

1. Werden Beteiligte aus dem Fließtext erfasst? Wenn eine Bank oder ein Geschäftsführer nur in der E-Mail erwähnt wird, landet er in Ihrer Vorbefassungsprüfung auch dort – oder nur, wenn ihn jemand manuell in eine Maske einträgt?
2. Werden Unternehmensverflechtungen aufgelöst? Erkennt Ihre Software eine Mutter-Tochter-Beziehung zwischen neuer Anfrage und Altakte automatisch, oder nur, wenn jemand sie zufällig kennt?
3. Gibt es einen Nachweis? Können Sie gegenüber Aufsichtsbehörde oder Versicherer mehr vorlegen als „wir haben den Namen gesucht"?
4. Was passiert bei abweichender Schreibweise? Ein Tippfehler, ein Doppelname, eine Heirat – bleibt der Treffer trotzdem erhalten?
5. Verlassen die Daten für die Prüfung Ihr Haus? Wenn ja, mit welcher Rechtsgrundlage, welchem AVV und welcher Information an die Mandanten?

Wer bei mehr als einer dieser Fragen zögert, hat keine Software-Frage offen, sondern eine Lücke in der Organisation nach § 28 BNotO.

Fazit

Eine Namenssuche ist keine Vorbefassungsprüfung-Software – sie ist eine Teilmenge davon, die genau dort endet, wo § 3 Abs. 1 Nr. 7 BeurkG ansetzt: bei Verflechtungen, Fließtext-Beteiligten und inhaltlichen Überschneidungen ohne Namensgleichheit. KolliAI schließt diese Lücke als zusätzliche Prüfschicht vor der vorhandenen Software – mit einer Ampel, die auch Fälle findet, bei denen die Namenssuche grün geblieben wäre, mit einem Protokoll, das im Ernstfall etwas wert ist, und ohne dass dafür ein einziges Mandantendatum das Notariat verlässt. Nicht, weil es Zeit spart – sondern weil eine übersehene Vorbefassung persönlich haftbar macht.