Arztbrief aus dem Sprechstundengespräch: Fallbeispiel mit lokaler KI auf dem Mac mini

Der Patient ist gerade aus dem Zimmer, der nächste wartet schon. Der Brief an den Hausarzt muss trotzdem noch geschrieben werden, ob per Diktat, per Spracherkennung oder selbst getippt. Dieses Fallbeispiel zeigt, wie eine Praxis den Arztbrief stattdessen direkt aus dem Sprechstundengespräch entstehen lässt. Die KI läuft dabei auf einem Mac mini in der Praxis, kein Wort verlässt das Haus.

Die Ausgangslage

Unser Fallbeispiel ist eine ärztliche Gemeinschaftspraxis mit mehreren Ärztinnen und Ärzten. Die Praxissoftware (PVS) läuft auf Windows-Arbeitsplätzen, im Hintergrund steht ein eigener Server.

Arztbriefe entstehen dort heute auf den üblichen Wegen: Ein Teil der Ärzte diktiert und eine Mitarbeiterin schreibt ab, andere tippen selbst mit Textbausteinen in der Praxissoftware. In beiden Fällen kommt der Brief erst nach dem Gespräch zustande und kostet Zeit, die in der Sprechstunde fehlt.

Der Praxisinhaber hat zwei klare Vorgaben: Patientendaten dürfen nicht in eine Cloud, und die Lösung soll auf sparsamer, sicherer Apple-Hardware laufen.

Für welche Praxen sich das besonders lohnt

Der größte Effekt entsteht dort, wo viele Briefe und Befundberichte geschrieben werden, etwa in Facharztpraxen, die regelmäßig an überweisende Ärzte zurückberichten. Auch ausführliche Anamnesegespräche sprechen dafür, weil dort viel Inhalt in kurzer Zeit zusammenkommt. Und je mehr Ärzte sich einen Server teilen, desto schneller rechnet sich die Hardware.

Wer und was beteiligt ist

Die Menschen

Die Technik

Das Mikrofon ist mit dem PC im Sprechzimmer verbunden, nicht mit dem Mac mini. Der PC nimmt auf und dient als Bedienoberfläche, die eigentliche Rechenarbeit passiert zentral auf dem Mac mini. So braucht die ganze Praxis nur einen Server.

Die Hardware

Der Server: Mac mini mit M5 Pro, 64 GB Arbeitsspeicher, 1 TB SSD

Auf dem Mac mini laufen zwei Programme. Whisper wandelt Sprache in Text um, ein lokales Sprachmodell macht aus dem Transkript einen strukturierten Brief. Ein gutes deutschsprachiges Sprachmodell belegt rund 20 GB Arbeitsspeicher, die Spracherkennung weitere 3 bis 6 GB. Mit 64 GB bleibt genug Reserve, damit mehrere Briefe parallel entstehen können und später weitere Anwendungen dazukommen. Der M5 Pro bringt dafür die nötige Speicherbandbreite mit, und die bestimmt, wie schnell ein Entwurf fertig ist.

Der Mac mini ist leise, braucht im Leerlauf wenig Strom und keinen eigenen Serverschrank. Ein belüfteter Platz im Technikraum genügt. Mehr zur Auswahl steht in unserem Artikel Mac mini für lokale KI.

Das Mikrofon: tragbar, mit Aufnahmetaste

Jeder Arzt trägt ein kleines Gesprächsmikrofon am Magnetclip oder Halsband. Es ist für Gespräche gebaut und nimmt Arzt und Patient gleichermaßen auf, auch wenn der Arzt aufsteht und den Patienten untersucht. Die Aufnahme startet und stoppt der Arzt mit einer Taste direkt am Mikrofon, so wie er es von Diktiergeräten kennt. Die Verbindung zum PC läuft kabellos über einen eigenen Funkadapter, der Akku hält einen ganzen Sprechstundentag.

Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Einwilligung. Der Patient hat bei der Anmeldung der Aufnahme zugestimmt. Im Sprechzimmer weist ein Aushang darauf hin.
2. Start. Der Arzt drückt die Aufnahmetaste am Mikrofon und wählt den Patienten aus.
3. Gespräch und Untersuchung laufen wie immer. Niemand muss anders sprechen.
4. Stopp. Nach dem Gespräch drückt der Arzt erneut die Taste. Die Aufnahme geht über das Praxisnetz an den Mac mini.
5. Entwurf. Der Mac mini erstellt Transkript und Briefentwurf. Das dauert ein bis drei Minuten, der Arzt muss nicht warten und macht mit dem nächsten Patienten weiter.
6. Prüfen und Freigeben. Wenn es passt, etwa zwischen zwei Terminen oder am Ende des Blocks, öffnet der Arzt den Entwurf. Links steht der Brief, rechts das Transkript zum Gegenlesen. Er korrigiert bei Bedarf und klickt auf Freigeben.
7. Übernahme. Die MFA sieht eine Liste aller freigegebenen Briefe. Sie übernimmt den Text in die Briefvorlage der Praxissoftware, legt ihn ab und verschickt ihn nach Signatur durch den Arzt.

Der Informationsfluss: welche Daten wo liegen

Der gesamte Weg führt über das interne Praxisnetz. Keine Datei geht ins Internet, kein externer Anbieter sieht Patientendaten. Damit gibt es auch keine Auftragsverarbeitung durch einen Cloud-Dienst und kein Offenbaren im Sinne von § 203 StGB. Warum das so wichtig ist, erklären wir in ChatGPT in der Arztpraxis.

Wie der Brief in die Praxissoftware kommt

Zum Start: Kopieren und Einfügen. Das funktioniert mit jeder Praxissoftware sofort. Die MFA kopiert den freigegebenen Brief in die Vorlage, das dauert pro Brief etwa eine halbe Minute.

Mit Anbindung über GDT. Über diesen in deutschen Praxen verbreiteten Standard tauscht die Praxissoftware Daten mit Geräten wie EKG oder Lungenfunktion aus. Die KI-Anwendung kann sich wie ein solches Gerät verhalten. Dann klickt der Arzt direkt beim Patienten in der Praxissoftware auf „KI-Brief“, die Zuordnung passiert automatisch, und der fertige Text landet nach der Freigabe in der Akte.

Mit einer Schnittstelle (API). Viele Hersteller arbeiten an offenen Schnittstellen. Damit landet der Brief direkt im Briefmodul, und die KI kann Vorbefunde und Dauerdiagnosen aus der Akte berücksichtigen.

Was rechtlich zu beachten ist

Einwilligung. Ein Gespräch aufzunehmen erfordert die Zustimmung aller Beteiligten (§ 201 StGB, Vertraulichkeit des Wortes). Praktisch wird sie bei der Anmeldung eingeholt. Der Arzt kann die Aufnahme jederzeit weglassen, etwa bei einem sehr persönlichen Gespräch.

Freigabe durch den Arzt. Kein Brief verlässt die Praxis ohne Prüfung. Die KI schreibt einen Entwurf, die Verantwortung für den Inhalt bleibt beim Arzt, genau wie heute.

Keine Diagnose durch die KI. Die Anwendung fasst zusammen, was im Gespräch gesagt wurde. Sie stellt keine Diagnosen und empfiehlt keine Therapien. Diese Abgrenzung ist auch wichtig, damit die Software nicht unter die Regeln für Medizinprodukte fällt.

Dokumentation. Die Verarbeitung gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Weil alles lokal läuft, fällt die Datenschutz-Folgenabschätzung deutlich kürzer aus als bei einer Cloud-Lösung.

So sieht der Start aus: erst der Qualitätscheck, dann das Projekt

Bevor die Praxis in Hardware investiert oder wir vor Ort sind, steht eine klare Frage: Schreibt die KI Briefe, die die Ärzte genau so verschicken würden? Das prüfen wir gleich zu Beginn.

1. Qualitätscheck vorab. Die Praxis stellt zehn bestehende, anonymisierte Arztbriefe zur Verfügung. Sie zeigen der KI, wie ein Brief in dieser Praxis aussehen soll: Aufbau, Formulierungen, Fachbegriffe. Dazu kommen zehn aufgezeichnete Sprechstundengespräche, für die die Patienten ihre Einwilligung gegeben haben. Daraus erstellen wir mit derselben lokalen Technik, ohne Cloud-Dienst und zur Verschwiegenheit verpflichtet, zehn Briefentwürfe. Die Ärzte bewerten, ob sie diese Briefe so verschicken würden. Erst wenn die Ergebnisse überzeugen, startet das Projekt. Wenn nicht, hat die Praxis nichts investiert.
2. Vor-Ort-Termin. Abläufe und Sprechzimmer anschauen, Arbeitsplätze und Mikrofone planen.
3. Einrichtung. Mac mini aufsetzen, Mikrofone koppeln, die Anwendung auf die Briefvorlagen der Praxis abstimmen.
4. Pilot mit ein bis zwei Ärzten über drei bis vier Wochen im echten Sprechstundenbetrieb. In dieser Zeit wird weiter nachgeschärft, bis die Entwürfe den Stil der Praxis treffen.
5. Ausrollen auf alle Sprechzimmer.

Fazit

Der Arztbrief aus dem Sprechstundengespräch ist keine Zukunftsmusik. Spracherkennung und lokale Sprachmodelle sind heute gut genug, und ein Mac mini reicht als Rechenzentrale für eine ganze Praxis. Der Arzt spart Diktat oder Tipparbeit, und die Patientendaten bleiben dort, wo sie hingehören: in der Praxis.

Sie möchten wissen, wie das in Ihrer Praxis aussehen könnte? Sprechen Sie mit uns.