KI-Dokumentation für Jugendhilfe und Eingliederungshilfe
Fachkräfte sprechen. Die KI erstellt sachliche Tagesdoku, Entwicklungsberichte und Fachleistungsnachweise – mit Zielbezug, neutraler Sprache und Freigabe durch die Fachkraft.
Dokumentation kostet Zeit, die fehlt.
Fachkräfte verbringen zu viel Zeit mit Tagesdokumentation, Entwicklungsberichten, Hilfeplanbezug, Fachleistungsnachweisen und Gesprächsnotizen. Dokumentation erfolgt oft spät, uneinheitlich oder mit Nacharbeit durch Leitung und QM.
60 %
der Dokumentationszeit entfällt auf Formulieren, Formatieren und Nachbearbeiten – nicht auf fachliche Inhalte.
Spät
Berichte entstehen oft erst am Abend oder am Wochenende – nach dem eigentlichen Feierabend.
Sprechen statt tippen.
In 60 Sekunden sprechen oder Stichpunkte eingeben. Die KI erstellt einen strukturierten Entwurf. Die Fachkraft prüft, passt an und übernimmt den Text in bestehende Systeme.
🎤 Spracheingabe oder Stichpunkte
Die Fachkraft spricht direkt nach dem Hausbesuch oder der Assistenzleistung – in normaler Alltagssprache, ohne Struktur.
📝 KI erstellt strukturierten Entwurf
DokuPilot Sozial formuliert einen fachlich sauberen, neutralen Dokumentationsentwurf mit Zielbezug – und weist auf fehlende Pflichtangaben hin.
✅ Fachkraft prüft und gibt frei
Die Fachkraft liest, passt bei Bedarf an und übernimmt den Text per Kopieren oder Export in die bestehende Fachsoftware. Finale Freigabe immer durch die Fachkraft.
Fachkraft spricht
Klicke auf das Mikrofon, um die Demo zu starten ...
KI-Entwurf
Hier erscheint der fertige Dokumentationsentwurf ...
Was DokuPilot Sozial übernimmt.
Was sich konkret verändert.
Weniger Schreibzeit
Stichpunkte oder Sprache werden zu fertigem Entwurf – in Sekunden statt Minuten.
Einheitlichere Formulierungen
Neutrale, sachliche Sprache in allen Berichten – unabhängig von der Fachkraft.
Bessere Zielbezüge
Die KI prüft automatisch den Bezug zu vereinbarten Hilfezielen und weist auf Lücken hin.
Weniger vergessene Angaben
Strukturierte Prüfpunkte sorgen dafür, dass Pflichtfelder nicht fehlen.
Entlastung vor Berichtsterminen
Kein Dokumentationsstau mehr – Berichte entstehen zeitnah nach der Leistung.
Kein Systemwechsel im Test
Text kopieren oder exportieren – du bleibst in deiner gewohnten Fachsoftware.
DSGVO-orientiert. Von Anfang an.
Wir wissen, dass personenbezogene Daten in der Sozialen Arbeit besondere Sorgfalt erfordern. Deshalb ist Datenschutz kein Nachgedanke, sondern Teil des Konzepts.
- EU/DE-Hosting – keine Daten in US-Cloud
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) inklusive
- Keine Nutzung der Daten für KI-Training
- Rollenrechte und Protokollierung
- Löschkonzept nach gesetzlichen Fristen
- Freigabe durch Fachkraft – keine automatische Veröffentlichung
2 Wochen kostenloser Praxistest.
Kein Pitch, kein allgemeines Demo. Ein echter Arbeitsprozess, echte Fälle, echtes Feedback.
- 2–5 Testnutzer:innen aus eurem Team
- Ein konkreter Anwendungsfall – klar definiert
- Fester Feedbacktermin am Ende der 2 Wochen
- Kein Systemwechsel – Export/Kopieren in eure Software
Kostenfrei · Kein Abo · Kein Pitch
Transparent. Ohne Überraschungen.
Nach erfolgreichem Test entscheidet ihr – mit zwei Modellen, die sich an der Größe eures Trägers orientieren.
Einrichtungsmodell
299 €/ Monat
netto · pro Einrichtung
Ideal für Einrichtungen mit festem Team – alle Mitarbeiter:innen einer Einrichtung inklusive.
Nutzermodell
29 €/ Monat
netto · pro Mitarbeiter:in
Ideal für kleinere Träger oder einzelne Teams, die flexibel skalieren wollen.
Von Erstgespräch bis Entscheidung.
- 1
Kurzes Erstgespräch – Träger, Zielgruppe und Bedarf kennenlernen.
- 2
Konkreten Anwendungsfall auswählen – z. B. Tagesdoku oder Entwicklungsbericht.
- 3
Dokumentationsvorlagen und Hilfeziele aufnehmen.
- 4
Zugang für 2–5 Testnutzerinnen und -nutzer einrichten.
- 5
Zwei Wochen im Alltag testen – mit echten Fällen.
- 6
Feedbacktermin und gemeinsame Entscheidung.
Was ihr uns am häufigsten fragt.
Brauchen wir eine neue Fachsoftware?
Nein. DokuPilot Sozial funktioniert als Web-App. Die fertigen Texte werden in deine bestehende Fachsoftware kopiert oder exportiert – kein Systemwechsel, keine Migration.
Ersetzt die KI die Fachkraft?
Nein. Die KI erstellt einen Entwurf. Die Fachkraft prüft, passt an und gibt frei – Verantwortung und fachliche Entscheidung bleiben immer bei der Person.
Werden unsere Daten für das KI-Training verwendet?
Nein. Keine Daten werden für das Training von KI-Modellen genutzt. Wir streben EU/DE-Hosting an und schließen einen AV-Vertrag ab.
Können wir eigene Vorlagen und Formulierungen hinterlegen?
Ja. Trägerspezifische Vorlagen, Hilfeziele und bevorzugte Formulierungen werden vor dem Test aufgenommen und individuell eingebunden.
Was kostet es nach dem Test?
299 € netto pro Einrichtung und Monat oder 29 € netto pro Mitarbeiter:in und Monat – je nachdem, was für deinen Träger günstiger ist.
Ist der Praxistest wirklich kostenlos?
Ja. Zwei Wochen, 2–5 Nutzer:innen, ein konkreter Anwendungsfall, fester Feedbacktermin – ohne Kosten, ohne Abo-Falle.
2 Wochen kostenlos testen.
Demo vereinbaren, Anwendungsfall auswählen – und in zwei Wochen erleben, wie viel Zeit sich einsparen lässt.
DokuPilot Sozial entlastet Fachkräfte bei der Dokumentation. Aus Sprache und Stichpunkten entstehen strukturierte Entwürfe für soziale Arbeit – schneller, einheitlicher und prüfbar.